黑河学院报告厅使用审批表
使用部门负责人：
（公章）
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主管校领导审批：
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保卫处审批
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活动人数
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活动内容
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联 系 人
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联系电话
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使用要求
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院办公室
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报告厅管理员
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使用时间
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填表日期 年 月 日
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黑河学院报告厅使用审批表
使用部门负责人：
（公章）
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主管校领导审批：
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保卫处审批
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活动人数
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活动内容
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联 系 人
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联系电话
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使用要求
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院办公室
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报告厅管理员
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使用时间
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填表日期 年 月 日
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附件：《学术报告厅使用管理规定》，需本部门领导在《学术报告厅使用管理规定》签字方可使用。
学术报告厅使用管理规定
黑河学院学术报告厅是学院的中等规模会议场所，采用多媒体技术，功能较为齐全，设备较为先进，是学院目前规格较高的学术交流及会议场所。为确保学院重大会议召开时的正常使用，保证服务质量，更好地发挥报告厅的作用，特制订本规定。
一、报告厅使用的基本原则
（一）报告厅主要用于学院举行的重大外事活动，学术报告，学术会议和工作会议，以及学院、各部门、各系（中心）承办的全国性或区域性的学术会议和工作会议。严禁在报告厅举办商业活动，严禁任何单位以本单位的名义为外单位租用报告厅。
（二）会场规模为396人，为避免资源浪费和保证会场安全，与会人数少于200人或多于400人的会议原则上不予安排。
（三）使用报告厅，应按照程序，办理相关申请手续。
（四）报告厅的使用一般情况下按照申请时间的先后顺序进行安排，特殊情况下，党委（校长）办公室有权对使用安排做出调整。
二、申请使用报告厅的程序
（一）使用单位填写使用申请表。写明使用报告厅事由，活动名称，时间、会议日程及会场设备要求等内容，并加盖单位公章。申请表可在网上OA办公系统下载专区下载，各单位、各部门应至少提前三个工作日办理学术报告厅的使用申请，以免时间上的碰撞而影响活动安排。
（二）由党委（校长）办公室综合科受理申请后，将按时间和要求提供会场和相关服务。各单位若在办理使用手续后需要变更或取消使用计划的，须在预约使用日前一天通知党委（校长）办公室综合科。
三、报告厅使用注意事项
（一）报告厅的管理人员要保证会场设施及音响设备的完好，提供良好的服务。
（二）各单位在使用报告厅的过程中要自觉爱护公共设施，保证设备安全，并服从管理人员的安排，未经允许，不得随意挪动、拆卸室内设施和悬挂、张贴标语或其它宣传品。使用后发现报告厅内物品损坏或丢失，使用单位须照价赔偿。
（三）除会场的固定设备和音响设备外，会议需要的其它设备在取得管理人员同意情况下由使用单位自行解决。
（四）各使用单位要认真维持好报告厅的秩序，努力做到进出会场和会场秩序井然有序。
（五）要自觉维护报告厅的环境卫生，严禁在报告厅内吸烟，吃东西，随地吐痰，乱丢杂物，乱涂乱画等。
（六）各单位、各部门的每一次学术活动安排，应指定专人跟踪联系。在使用学术报告厅前，认真检查设备状况，并在设备状态记录上签字。学术报告结束后，应组织人员立即清洁场地，并与管理员核对报告厅的设备无损后，方可离开。
（七）各部门使用学校报告厅须严格遵守以上管理规定，在使用过程中有不遵守报告厅管理规定的部门和单位，党委（校长）办公室综合科将不再受理该单位的使用申请。
